Giỏ hàng không có sản phẩm !
9 bước lập kế hoạch tổ chức Trung thu chi tiết
BƯỚC 1. XÁC ĐỊNH MỤC ĐÍCH VÀ MỤC TIÊU TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Đầu tiên, bạn cần xác định mục đích cũng như mục tiêu tổ chức sự kiện của mình là gì. Là để quảng bá hình ảnh công ty, hay đó là buổi ra mắt sản phẩm mới. Hay đơn giản, đó chỉ là một sư kiện nhỏ nhằm kết nối giữa nhân viên với lãnh đạo?
Từ mục đích tổ chức, bạn sẽ xác định được quy mô của sự kiện. Số lượng khách mời nhiều hay ít, cần bao nhiêu phóng viên, quảng bá rộng rãi như thế nào. Và mục tiêu mà bạn muốn đạt được khi sự kiện được tổ chức là gì? Đó là điều đầu tiên bạn phải xác nhận khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện.
BƯỚC 2: XÁC ĐỊNH ĐỐI TƯỢNG THAM DỰ SỰ KIỆN
Từ mục tiêu đã được đề ra, bạn hãy xác định đối tượng tham gia sự kiện trên dữ liệu đã có. Khâu này rất quan trọng nhằm xác định đúng mục tiêu đã đề ra. Khoanh vùng đối tượng được mời và loại bỏ những nhân tố không cần thiết. Bước này giúp bạn xác định rõ ràng hơn mục tiêu của việc tổ chức sự kiện.
BƯỚC 3: XÁC ĐỊNH THÔNG ĐIỆP CỦA SỰ KIỆN
Mỗi sự kiện được tổ chức đều có những thông điệp riêng muốn gửi tới khách hàng. Thông điệp của sự kiện chính là nội dung mà bạn muốn giới thiệu tại buổi lễ. Thông điệp sâu sắc sẽ tạo điểm nhấn sâu sắc cho sự kiện, đem lại sự hài lòng cho khách hàng.
Bởi vậy, thông điệp của sự kiện cần ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn hàm chứa đầy đủ thông tin. Đây cũng là yếu tố tiên quyết trong sự kiện mà người tổ chức cần đảm bảo.
Bước 4: Lựa chọn thời gian tổ chức
Thời gian tổ chức chương trình trung thu cho thiếu nhi nên diễn ra trước 1 đến 2 ngày ngày lễ chính 15/8 âm lịch. Bởi vì tổ chức trung thu sớm sẽ giúp tiết kiệm chi phí, thời gian, nhân lực của doanh nghiệp tổ chức. Và cũng là thời điểm để người thân của các bạn nhỏ có thời gian nhiều hơn dành cho con em mình.
Hơn nữa, thường vào gần ngày tết trung thu sẽ có rất nhiều doanh nghiệp tổ chức sự kiện. Nếu không tổ chức sớm sẽ dẫn đến sự ồ ạt, hao tổn nhân lực và thiếu vắng người tham gia.
Bước 5: Lựa chọn địa điểm tổ chức
Hiện nay có rất nhiều địa điểm tổ chức sự kiện tết trung thu được chia theo không gian trong nhà và ngoài trời. Chương trình sẽ ý nghĩa và thoải mái hơn khi tổ chức ngoài trời kết hợp với tục phá cỗ trông trăng. Tuy nhiên, sẽ gây ra rủi ro nếu chẳng may gặp thời tiết xấu. Vì vậy, bạn nên cân nhắc khi lựa chọn địa điểm tổ chức được phù hợp.
Bước 6: Xây dựng kịch bản kế hoạch tổ chức trung thu
Xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện chính là phần cốt lõi của chương trình. Thông thường, trong kịch bản tổ chức cần có tiết mục múa lân, MC chị Hằng, chú Cuội dẫn dắt câu chuyện cho các bé. Các trò chơi dân gian. Các tiết mục hài kịch hoặc văn nghệ thiếu nhi. Diễn hề, xiếc thú, phá cỗ trông trăng,…
Tuy nhiên, có rất nhiều công ty tổ chức sự kiện luôn gặp rắc rối thay đổi kịch bản. Dẫn đến kịch bản theo lối cũ, gây ra sự nhàm chán và kém thu hút người tham dự.
Vì vậy, để có một kịch bản hấp dẫn và nhiều ý tưởng, sáng tạo hơn.
Bước 7: Dự trù kinh phí
Dự trù kinh phí là rất quan trọng trong tổ chức sự kiện. Nếu kinh phí bỏ ra quá ít sẽ dẫn đến nội dung đơn sơ, thiếu hấp dẫn, không gian trang trí bị thô sơ. Nhưng nếu kinh phí quá nhiều mà hiệu quả không có dẫn đến sự đầu tư lãng phí của doanh nghiệp.
Do đó, dự trù kinh phí cần lên kế hoạch đặt sẵn, chi phí sẽ chi vào những công việc gì. Giúp cần bằng giữa chi tiêu ngân sách và hiệu quat đem lại của chương trình sau khi kết thúc.
BƯỚC 8: GIÁM SÁT TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN
Chương trình thành công khi có kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể. Thời gian từ khi lập kế hoạch đến khi sự kiện kết thúc cần được quản lý chặt chẽ. Phân công công việc trong từng giai đoạn của chương trình và giám sát tiến độ thực hiện là việc không thể lơ là. Bên cạnh đó, trước khi sự kiện diễn ra, cần rà soát lại một lần tất cả các khâu để tránh xảy ra sai xót.
BƯỚC 9: ĐÁNH GIÁ VÀ ĐO LƯỜNG KẾT QUẢ SỰ KIỆN
Sau khi sự kiện kết thúc là lúc nhìn lại và đưa ra báo cáo về suốt quá trình tổ chức chương trình. Kết quả của sự kiện ra sao chính là hệ quả của quá trình chuẩn bị. Đánh giá, đo lường kết quả sự kiện để phát huy cái tốt và khắc phục cái xấu. Việc làm này để lại kinh nghiệm cho những lần tổ chức sự kiện sau thành công hơn.
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Nó là chìa khóa mở ra thành công cho sự kiện cũng như quảng bá thương hiệu đến khách hàng. Nắm vững 9 bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện để có chương trình thành công mĩ mãn.
Công ty tổ chức sự kiện SmartEvent
Địa chỉ: Tầng 1 số 15 ngõ 107 Nguyễn Chí Thanh, Láng hạ, Đống Đa, Hà Nội
Hotline: 0961256868
Bình luận